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1. Il Triage a distanza: importanza, opportunità e rischi

Il nuovo protocollo per gli studi odontoiatrici in Fase 2 prevede di effettuare un Triage a distanza prima della visita di persona. Questa nuova procedura è di grande importanza per assicurare la sicurezza del personale di studio e dei pazienti. Procedendo alla pre-analisi della situazione clinica del paziente, lo studio riesce a riprendere la sua attività conformemente alle nuove norme per il contenimento dei contagi.

Le modalità adottate sono la telefonata e anche la videochiamata, molto apprezzata quest’ultima sia dai dottori che dai pazienti, perché riconosciuta come più personale ed empatica. Questi strumenti permettono allo studio di riprendere velocemente la normale attività clinica e di adottare una gestione più diretta e meno burocratizzata. Possono comportare però anche dei rischi di violazione della Privacy, se si ricorre strumenti audio e video privi di quei meccanismi di protezione basilari per garantire il rispetto del GDPR.

2. GDPR nello studio odontoiatrico: informazioni e diritti del paziente

Con il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) e con l’entrata in vigore del D. Lgs. 101/2018, gli studi medici e odontoiatrici si sono trovati a dover adempiere ad una serie di obblighi e a seguire determinate regole per proteggere la sicurezza della Privacy dei loro pazienti. 

Il principio cardine è quello della “responsabilizzazione”: secondo l’Art. 5.2 GDPR, lo studio è pienamente responsabile delle scelte e delle azioni messe in campo e deve “darne conto” ai pazienti interessati al trattamento, al Garante Privacy e all’autorità giudiziaria. 

Essere “Titolare del trattamento dei dati” significa trattare i dati dei pazienti per finalità di anamnesi, diagnosi, terapia sanitaria, prevenzione e riabilitazione con strumenti informatici (ad es. Computer, Tablet o Smartphone) e/o cartacei (ad es. Informativa Privacy).

Il Titolare può essere sia lo studio medico-odontoiatrico in quanto persona giuridica, sia il singolo odontoiatra nel caso in cui sia un libero professionista.

3. Adempimenti da rispettare e formazione del personale

Un altro punto cardine del GDPR è il rapporto “Informazioni-Diritti”. Su questo punto il GDPR non transige: il “Titolare del trattamento dei dati” ha il dovere di informare il paziente e di tutelare i suoi diritti nella maniera più efficace possibile.

Come farlo?

Gli adempimenti del GDPR

L’Art. 12 GDPR spiega chiaramente quali sono gli adempimenti necessari:

● Utilizzare un linguaggio semplice e chiaro con una forma intellegibile, ossia comprensibile dalla maggior parte dei pazienti dello studio.

● Utilizzare una forma concisa. Le Informative Privacy “chilometriche” e vuote di significato scoraggiano il paziente e non invogliano alla lettura del documento.

● Utilizzare una forma trasparente. Bisogna fare in modo che ciò che si scrive nell’Informativa Privacy risponda a realtà.

● Utilizzare una forma facilmente accessibile. Molto efficace è affiggere l’Informativa in sala d’attesa o renderla disponibile sotto forma di dépliant. La sua presenza sul sito web dello studio o sui suoi canali social sembra essere sempre più una Best Practice da seguire.

Per generare una informativa ex Art. 13 GDPR, potete utilizzare il nostro tool “Generatore della Privacy” sviluppato in collaborazione con lo Studio Legale Stefanelli.

Formare il personale di studio

Lo Staff dello studio medico-odontoiatrico si compone di varie professionalità con ruoli di segreteria, assistenza clinica, amministrazione. Nello specifico, la figura professionale che più frequentemente affianca l’odontoiatra nello studio e nella cura dei pazienti è l’Assistente di Studio Odontoiatrico (ASO). Questa è quindi la figura che più spesso viene a contatto con i dati dei pazienti.

L’Art. 2-quaterdecies del Codice Privacy afferma che il “Titolare del trattamento dei dati” può prevedere, sotto la sua responsabilità e nell’ambito del suo assetto organizzativo, che specifici compiti e funzioni connessi al trattamento di dati personali siano attribuiti a persone fisiche, espressamente designate, che operano sotto la sua autorità. Inoltre, il Titolare sceglie le modalità più opportune per autorizzare al trattamento tali persone fisiche. A sancire il suo diritto, l’Art. 32.4 GDPR impone che chiunque agisca sotto l’autorità del “Titolare del trattamento dei dati” e abbia accesso ai dati personali, non tratti i dati se non è istruito in tal senso da lui stesso. 

Lo Studio può “responsabilizzare” il proprio personale al trattamento dei dati, mediante l’attribuzione di specifici compiti e funzioni. L’ASO, o chiunque dello Staff venga autorizzato, deve però essere ben formato in materia, per comprendere la reale portata del compito che gli viene affidato.

La formazione dovrebbe essere quindi una priorità, anche per esporre lo studio a minori rischi di Privacy e di sicurezza. Un indubbio vantaggio per lo studio nel lungo periodo.

Ecco perché finanziare un Corso GDPR in ambito sanitario al proprio personale è una scelta vincente. A tal proposito, suggeriamo l’offerta formativa prevista da Accademia Tecniche Nuove, che offre un corso specifico in merito: “Regolamento generale sulla protezione dei dati – GDPR”. Il corso è in modalità online, modalità riconosciuta per completare l’aggiornamento annuale obbligatorio e che garantisce la massima libertà nella scelta di momenti e dei luoghi da dedicare alla formazione.

4. Affrontare la Fase 2 con una Videovisita a norma GDPR

Con la ripresa dell’attività degli studi in Fase 2 il tema del GDPR torna protagonista. Il nuovo protocollo prevede di comunicare con i pazienti secondo nuove modalità, come per esempio con il Triage a distanza: il dottore o l’ASO pongono un questionario di anamnesi del paziente tramite telefono e/o videochiamata il giorno prima dell’appuntamento, per valutare la sua situazione clinica.

Come si può garantire il rispetto delle norme GDPR e la protezione dei dati sanitari dei pazienti? 

I sistemi di videochiamata più utilizzati durante il lockdown, come Skype o Zoom, si sono dimostrati inadatti, perché non hanno saputo garantire meccanismi di protezione che sono ritenuti basilari per il trattamento di dati sanitari.

La preparazione del personale e la conoscenza approfondita delle normative, permette quindi di ricorrere all’uso degli strumenti più adatti con totale consapevolezza, contribuendo ad assicurare allo studio un altissimo livello di gestione in tema di sicurezza e conformità alle normative in vigore.

5. Videovisita: lo strumento adatto per consentire il Triage a distanza

AlfaDocs ha messo a disposizione di tutti i dottori e del personale sanitario il suo innovativo sistema gratuito di Videovisita, che si dimostra uno strumento decisamente idoneo per effettuare il Triage a distanza in completa sicurezza.

La piattaforma è costruita in accordo ai massimi standard di sicurezza europei in tema di Privacy e garantisce protezione assoluta dei dati grazie al sistema di Crittografia end-to-end (E2EE). 

Questo sistema di cifratura impedisce a potenziali intercettatori, inclusi i provider di telecomunicazioni, i provider Internet e persino chi fornisce il servizio di comunicazione, di poter accedere alle chiavi crittografiche necessarie per decifrare i dati. 

Risulta quindi uno strumento particolarmente adatto per il dottore “Titolare del trattamento dei dati” o per l’ASO incaricato, per effettuare il Triage a distanza senza pensieri.

Per accedere subito gratuitamente alla piattaforma di Videovisita di AlfaDocs clicca qui.

Chi è l’autore di questo articolo

AlfaDocs è una piattaforma per studi medici, odontoiatrici e i loro pazienti completamente basata su cloud. Attraverso flussi di lavoro automatizzati, la piattaforma SaaS di AlfaDocs aumenta l’efficienza dei processi di studio e consente di risparmiare tempo, ridurre i costi e aumentare la soddisfazione dei pazienti. Tutte le informazioni sul sito web www.alfadocs.com